2024.02.20
虛擬辦公室是什麼？一篇讓你輕鬆搞懂
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前言
正在水深火熱的職場環境中，夢想著要創業，卻被現實的層層關卡所勸退嗎？
還是你已經如火如荼的在進行創業準備了，待遲遲找不到理想的工作室地點嗎？
「虛擬辦公室」也可許可以替你解決一大部分的問題！
省下租金、家具、維護、清潔和雜費等…開銷，讓創業的負擔小了一點，但虛擬辦公室到底是什麼？他又需要哪一些東西呢？
下面帶你好好了解「虛擬辦公室」是否能滿足你的需求！
什麼是虛擬辦公室？
將虛擬辦公室 ( Virtual Office ) 拆分為『虛擬』及『辦公室』，就是在說虛擬的辦公室，雖說是「虛擬」的，但創辦時需要一個實體登記的地址喔！
「虛擬辦公室」作用就是代替實體辦公室，在線上滿足員工的辦公需求，為企業提供實體地址和辦公室相關的各種服務，不需租賃實體辦公室，
也省去日常行政和基礎開銷，通過虛擬辦公室，員工可以在任何只需要網路的地方工作。
虛擬辦公室也稱為「借址營登」、「公司營業登記」、「工商登記」、「稅籍登記」、「設址營登」、「行動辦公室」。
創業時成立公司會需要一個地址做為公司登記使用，或許很多人的第一個念頭就是登記自家地址，但若這麼做了會造成房屋稅地價稅升高等諸多問題。
使用借址登記來註冊公司，可用的方式包括向親友租用地址做公司登記、自有地址做公司登記、使用出租房屋做公司登記、
使用商務中心/共享辦公室做公司登記等。
虛擬辦公室可以做哪些事？
虛擬辦公室除了公司借址登記的基本服務， 商務中心、共同工作空間還會提供郵寄地址、信件代收、信件代寄等服務，
如有實體辦公需求還能租借會議室、辦公場地、稅務法務咨詢等等。
虛擬辦公室合法嗎？會不會有風險？
虛擬辦公室的合法性取決於借址登記的情況。
企業或個人通常可以透過找親友租借、使用自家地址、租用居所或商務中心等方式進行借址登記。
然而，這些方式都有各自的風險和限制，例如，找親友租借可能存在虛設行號的風險，而自家地址或租用居所必須是營業用地，
且可能會增加水費、電費、土地稅和房屋稅等成本。有時可能還會碰到房東可能不同意將其物業作為營業地址，
或在租約期滿後不再批准，因此，商務中心的虛擬辦公室服務通常被推薦。
商務中心/ 共同工作空間的地址通常是營業用地，合法登記稅籍的登記地點，並無法律風險問題。
實際上，虛擬辦公室是創業者為公司租用的一個功能齊全的商業地址。
對於那些喜歡在自己喜歡的地方工作，不需要實體辦公室但需要一個商業地址登記公司的創業者來說，這是一個完美的解決方案。
另一方面，借址登記指的是當公司需要合法經營活動時，卻沒有合適的官方地址可用時，需借用一個地址作為公司地址。因此，設立虛擬辦公室也要求公司本身必須是合法經營。
虛擬辦公室可能會碰到的問題
使用虛擬辦公室開公司確是有許多優點，但凡事有利有弊。
長期使用虛擬辦公室服務時，可能會發現以下幾個問題。
1. 缺少團體合作
鑑於虛擬辦公室沒有固定地點，員工們實體見面的機會較少，難免會有誤解或矛盾。
另外，面對面討論總比視訊通話更有效率，且當團隊一起完成某個項目時也難有一起慶祝的活動，降低團體凝聚力。
2. 缺乏安全感
所有員工都在自己家中遠端工作，不會見到同事，也可能會降低員工對於公司的歸宿感及安全感。
3. 工作效率難保證
以虛擬辦公室形式開公司的最大隱憂，是難以確保工作效率。
相信不少人在家工作時，留意到自己專注力會比較低，容易受到其他事物吸引，以致工作效率偏低。
相反，在辦公室工作能更容易集中精神，處理事情的效率也會更高。
但以上，只要用對軟體就能替你解決問題！
SWIse 解決遠端工作課題的虛擬辦公空間
SWise 提供了一個完整的遠距工作解決方案，並且從多個方面進行了優化，使其成為一個好的遠距辦公協作工具。
SWise提供了一個集成了各種協作工具和應用程序的平台，包括視訊會議、螢幕共享、後台數據管理、即時對話即時翻譯等等，
這些協作功能都能夠直接在 SWise 平台上使用。 而 SWise 的虛擬辦公室還提供了一個極其真實的工作環境，
讓員工彷彿置身於真正的辦公室中一樣。 SWise 中包括了各種工作區域，例如：會議室、辦公室、休息區等等，
這些區域都能夠與SWise 的其他應用程序完美整合，例如：透過 Youtube 插件功能，讓員工可以進行交流互動。
員工之間要交流、溝通也相當簡單快速！只要鼠標點兩下，將自己移動到對方圖標旁，就能馬上開啟溝通模式！
完全解決遠端無法及時腦力激盪的問題。
總結
由於科技進步帶來的便利性，遠端工作的人數與以往比高了不少，
虛擬辦公室可以讓你即使非實際身處該辦公室、也能輕鬆擁有精華商務地段的門牌地址，並將地址用於公司營業登記及信件收發，
保有個人的隱私。
同時，使用對的辦公軟體協作，就能同時保留實體、線上辦公室的各項優點，
在這個遠端工作的潮流掀起的當下，虛擬辦公室也是熱度只增不減啊！