2024.01.30

培養文字力與軟體工具升級，打造遠距工作最佳狀態

前言

在後疫情時代，遠距工作或混合工作型態已成為主流。這種工作模式讓員工可以在家或任何地方進行工作任務，減少通勤時間和交通費用，同時提高工作效率和生產力，實現遠距工作最佳狀態。

然而，許多企業可能因不熟悉科技應用工具或數位化進程相對緩慢而導致遠距協作不易，進而影響工作效率。遠距工作的成功與否往往取決於企業是否能提供適當的支援與培訓，以確保員工能夠在最佳狀態下工作。

本文整理出兩項可供企業參考的遠距工作技巧，以幫助企業實現最佳的遠距工作狀態。

遠距工作軟體

強化文字溝通力，打造遠距工作最佳狀態

遠距工作與實體工作的最大差異在於——無法面對面實體溝通。當與人當面交談時，一般人能夠在對話之間快速掌握重點，但一旦將訊息轉換為文字，就需要充分的組織和邏輯性。因此，培養「文字表達能力」也成為遠距工作中不可或缺的重要能力。

例如，當公司官網遇到問題時，如果只告知工程師「網站無法登入，好像有 bug」而沒有說明操作流程，或是附上畫面截圖和連結，對方會不清楚狀況，困惑下增加來回問答的次數。在處理大型專案時更是如此，由於工作事項繁雜，不同部門之間還需要交接任務和追蹤進度。如果訊息無法以文字精確地表達，就會大幅增加溝通成本，降低協作效率。

  • 練習用三個段落表達文字內容，強化遠距溝通 為了將文字訊息可以「文件化」清楚表達溝通內容，將一則訊息可大致分成三個段落：先精簡扼要的說明想法，再以數據、連結或截圖輔助標題，最後歸納出一個以目標為導向的結論。

在遠距工作中，使用這種文字架構可以幫助員工更好地表達文字內容，並確保溝通的清晰和明確。此外，與其他人合作時，使用這種組織架構還可以使每個人更容易跟上對話的進展，從而提高協作效率。

強化溝通

同樣的架構也能應用在公司文件紀錄上。在遠距工作之前，許多事情都能以口頭報告，書面資料常常寫得不夠詳盡。直到遠距辦公後，才凸顯了文字建檔的重要性。每件工作任務的動機、目標和待辦事項都應詳細描述。當我們一一清楚詳載所有內容，其他同事只需要點擊建檔好的文件，即可一目了然地查看所有工作資訊，省去冗長的視訊會議時間，提高工作效率。

遠距協作軟體升級

培養良好的文字溝通能力後，下一步就是升級遠距辦公協作工具。

目前市面上有很多遠距辦公工具，包含具備通訊功能的 Slack、Microsoft Teams，虛擬辦公室 SWise、視訊會議工具 Zoom、Google Meet、Cisco Webex，以及用來執行專案管理的 Trello、Asana 等，每家產品各有其特色和優勢。

而本文來向大家推薦——SWise虛擬辦公室平台。SWise提供了一個完整的遠距工作解決方案，並且從多個方面進行了優化，使其成為一個好的遠距辦公協作工具。SWise提供了一個集成了各種協作工具和應用程序的平台，包括視訊會議、螢幕共享、後台數據管理、即時對話即時翻譯等等，這些協作功能都能夠直接在SWise平台上使用。

而SWis的虛擬辦公室還提供了一個極其真實的工作環境，讓員工彷彿置身於真正的辦公室中一樣。SWise中包括了各種工作區域，例如：會議室、辦公室、休息區等等，這些區域都能夠與SWise的其他應用程序完美整合，例如：透過Youtube插件功能，讓員工可以進行交流互動。

SWIse 虛擬辦公室

SWise虛擬辦公室平台

讓員工能夠在一個完整的遠距工作解決方案中進行工作，並且能夠輕鬆地與其他員工協作和溝通，打造遠距工作最佳狀態。

總結

本文介紹了幾項可供企業參考的遠距工作技巧，以協助企業實現最佳的遠距工作狀態。首先，要培養良好的文字溝通能力，以確保溝通的清晰和明確。其次，可以升級遠距辦公協作工具，例如SWise虛擬辦公室平台，以確保協作效率和溝通流暢。

疫情雖然改變了原有的工作模式，卻也是企業成長或數位轉型的契機。上述提到的文字表達、檔案建立能力和數位技能，不論疫情過後與否，都能繼續沿用，來維持高效的工作節奏。