受到疫情的影響，許多企業開始採取 遠距 辦公 、在家工作或是混合辦公方式到現在的「後疫情時代」，員工已回不去辦公室，遠距辦公或混合辦公（實體＋混合）的新型態工作模式已成為趨勢。（閱讀更多：遠距辦公與實體辦公「混合辦公」，將會是未來趨勢）

當「不進辦公室上班」已經成為未來工作趨勢，領導者更需要讓自己的管理技能與時俱進，確保團隊成員在任何地方自由工作的同時，他們的工作效率和參與度都能符合標準，甚至比傳統坐在辦公室的工作模式更好、更有效率！

而《遠距團隊的高效領導法則》這本書的作者David Burkus告訴我們，我們擔心的遠距辦公缺點其實並不會發生。他藉由十項法則以及其他遠距工作公司的案例來說明，領導者要如何與團隊遠距合作，並且建立起新的領導模式。

本文節錄《遠距團隊的高效領導法則》

遠距 辦公十項高效領導法則法則

David Burkus 從團隊的十個生命週期階段來說明他的十項法則，分別是：

1. 啟動遠距工作：
   當團隊要啟動遠距工作時，該做哪些事，對於團隊合作如何建立共同的期望，以及在團隊中建立共同的認同感。團隊中的認同感可以減少衝突，讓行為規範標準化，增加凝聚力和協作，並最終提高團隊績效。
2. 遠端打造團隊文化：
   團隊文化的五個要素：可靠性、組織結構和清晰度、意義、影響及心理安全。而心理安全是團隊文化蓬勃發展的核心要素；心理發展是建立在信任和尊重的基礎上的。建立信任意味著創造機會讓個人感到被信任，相信的的團隊能夠在不受持續監控的情況下完成他們的工作。
3. 招聘遠端團隊成員：
   人才來自團隊。適當地把新成員加入你的遠端團隊，確保你僱用合適的人，並且讓他們感到被團隊接納。且讓新成員知道他們可以自在地表達任何新的問題，避免像個毫無頭緒的菜鳥。
4. 建立遠距的情誼：
   遠距工作可能會讓人覺得孤獨，可能會產生明顯的負面影響。但最好的遠端團隊建立的聯繫往往比面對面工作的團隊更強大，更好的情誼將很快轉化為更多的團隊勝利。
5. 以虛擬方式交流：
   依照不同情境使用「同步：通話或視訊」或「非同步：電子郵件與訊息」的方式聯絡成員。並且以完成工作為重點，而不光是空談。
6. 召開虛擬會議：
   透過八個簡單步驟舉辦有效的虛擬會議，包含開會要有目的，且訂定合適的開會議程，做好會議紀錄及會議中緊扣會議主題等，確保虛擬會議比「真實」會議運作得更好。
7. 創意思考：
   創意是在團隊中進行的，遠距辦公團隊也不例外。發想各種可能性，再適度地縮小或合併選項，討論點子的實務操作方式及優缺點。
8. 績效管理：
   團隊領導者應知道如何幫助員工建立重要的衡量標準，任何遠距團隊的績效管理都必須建立在信任上和自主的基礎上，且共同設定目標、達成共識，且對不同人採用不同的關切方式，把進度分享給團隊知道。
9. 幫助成員投入工作：
   最好的遠端團隊領導者幫助員工在即使公私領域變得模糊之際，能避免員工過勞，也能在遠距工作和其餘生活之間建立分界。
10. 思考離職的事：
    沒有團隊可以永遠持續下去，最好的團隊領導者會幫助員工與同事保持聯繫，同時幫助他們準備好在下一個團隊中有更好的發展。

以上的領導法則，皆是擔任遠距辦公團隊中管理者要具備的知識，也是所有管理者從現在開始都需要考慮的事情。

 

 

遠距 辦公模式下的最佳協作平台 － SWise

《遠距團隊的高效領導法則》談到組織管理，必須要從組織的願景目標以及文化開始著手。一個缺乏共同目標、信任以及尊重的組織，不管是不是遠距工作，絕對都沒有辦法達到高績效，然而，遠距工作的特性，更建立在這些人性的基礎上。其中提到成員間的關係及成員間的溝通互動，更是遠距辦公的兩個大原則。

1、成員間的關係

在遠距辦公團隊中，這些自然的互動必須由刻意的活動來取代，避免遠距辦公的成員感到孤獨感以及低認同感進而想要離職。作者也提到可以辦理比較輕鬆的活動，例如：Fika時間、線上用餐、介紹家裡辦公環境，與團隊成員一起放鬆休息，聊聊非關工作的話題。

在 SWise 的虛擬辦公環境中，也能創造「虛擬茶水間」，搭配表情符號與Youtube物件等互動機制，增加成員間的互動交流話題及互動，降低遠距工作疏離感，增添團隊活力與向心力。

 

Youtube物件互動，創造虛擬茶水間的空間，增加成員互動／SWise示意圖

2、成員間的溝通互動

遠距工作時，對於工作的協調相當重要，在遠距辦公下，無法起身就馬上呼喊一個人或是向他詢問問題，所以要清楚地設定溝通的工具與頻率。其中溝通分為非同步溝通以及同步溝通，非同步溝通指的像是Email、Slack，不必馬上做回應但仍然維持聯繫的管道；而同步溝通指的是需要即時對話的情況，例如電話、語音或視訊會議。

作者透過關於溝通研究的結論發現，同步溝通使人們更加容易理解他人的情緒、想法和感受。SWise虛擬辦公室提供了多項協作功能，包含：

1. 搭配快速開啟視訊功能：將虛擬化身移到想對話的人身邊，即可立即開啟視訊對話的畫面，不需緩慢的透過文字訊息來回溝通或經歷繁瑣的預約會議流程
2. 螢幕共享功能：需要協作分享內容時，只要點擊螢幕分享的按鈕，即可以將畫面分享到空間中，任何靠近虛擬化身的人都可以一同共享。
3. 廣播功能：如有重要事項要宣達時，可直接開啟廣播功能，在空間中的所有人都會收到廣播的通知並即時接收宣達的內容。

 

使用SWise進行遠距辦公同步溝通／SWise 靠近立即開始視訊及螢幕共享示意圖

 

綜合上述兩點可以驗證，SWise 在針對互動與關係上都希望能更強化遠距工作上的人際之間的互動感，透過聚集在SWise虛擬辦公空間理，創造心理上的連結，消除因工作地點不同而導致的資訊落差，並減少遠距工作的焦慮與孤獨感，維持如同實體空間的互動協作力。

總結

當遠距辦公及混合辦公為常態時，需要顧及諸多組織及個人面向，遠距辦公也是對於組織文化與個人紀律的試煉。如果您的團隊有遠距辦公的管理煩惱，非常建議閱讀這本書，本書為管理人員提供遠端領導各工作階段會碰到的問題和解決方法；而SWise 虛擬辦公室則能為遠距辦公成員間的互動，提供「虛擬茶水間」的功能及同步溝通所需的協做工具，讓遠距辦公也能達到如實體辦公的工作效率及團隊協調性。

如果您想了解更多有關 SWise 的資訊，歡迎隨時填寫試用表單，將有專人為您提供服務！

 

 

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