2024.01.29

運用AI工具，提升遠距工作效率、增加思考時間

前言

隨著新型態工作模式的興起，越來越多企業採取遠距工作或混合辦公等模式。

加上AI工具等科技應用相繼問世，大幅改變了原有的職場模式。

遠距工作與實體工作最大的差異在於無法面對面交流，因此，「溝通」成為團隊要克服的首要課題。為了讓團隊溝通順暢，線上會議的討論時間似乎變得更多、更長了，這也產生低效的會議，阻礙了工作生產效率。

微軟Teams副總裁指出這項問題，並教導我們如何善用AI工具來提升工作效率。本文將帶讀者了解如何善用AI工具，提升遠距工作效率。

遠距辦公

低效的線上會議，降低工作生產力

在過去三年中，Microsoft Teams用戶每週參加的會議數量增長了三倍。調查顯示，超過60%的員工表示他們很難有足夠的時間和精力來完成工作。平均

根據微軟發佈的 2023 年工作趨勢指數報告：員工近60%的時間用於交流，包括管理電子郵件、聊天和參加線上會議，換句話說，只剩下40%的時間用於產生新工作。此外，68%的人表示他們在工作日中沒有足夠的不受干擾的專注時間可以進行思考。

微軟 Teams 副總裁 Nicole Herskowitz 表示，隨著科技越來越進步，應該要讓人類的工作「越來越有效率」，而不應該像現在這樣反而「榨光了員工所有的時間」，**「低效」與「過多」**的線上會議正是影響工作生產力的最大因素之一。

線上會議

 

運用 AI工具 ，提高遠距工作效率

微軟 Teams 副總裁 Nicole Herskowitz 認為，隨著科技逐漸進步，以及工具相繼問世，AI 將成為一個強大的協作工具。它能夠防止低效的會議浪費員工的時間和精力，讓大家能夠有更多時間可以用來思考和工作。

舉例來說，運用AI工具就可以將瑣碎的工作委派給AI，讓AI協助查找資料和答案、或是幫忙做會議的重點紀錄。同時，AI也可以從雜亂的工作中協助員工進行規劃，安排一天的行程。透過AI的幫助，員工可以從繁瑣的雜項工作中解放出來，進而提高工作效率。

將AI工具運用在線上會議

AI工具除了可以協助處理工作中瑣碎的任務，AI 工具還可以應用在線上會議的情境中，幫助遠距離團隊召開高效的線上會議。

  • 開會前：運用AI快速回顧、建立會議議程 在開會前，AI可以協助處理日曆管理、建立會議議程，以及協助製作會議事前的簡報文件，讓員工可以將時間花更需要專注的對話策略與討論上。同時也可以詢問AI上回會議的決策，快速回顧會議內容，以便更快地進入狀況。
  • 開會中：AI提高會議品質並製作會議記錄 在線上會議中，AI工具可以協助降低背景噪音，以及提高影片畫質等功能，讓會議的參與者即使在家中、路上或咖啡廳，都可以不受地點影響，進行更高品質的會議。此外，未來的AI工具還能夠透過製作會議記錄功能，讓那些遲到的人進入會議室後，不需要打斷討論，就能快速跟上會議進度。
  • 開會後：摘要會議重點 開會後，可以使用AI工具快速回顧會議的討論內容。AI工具可以標示出有用的重點或資訊，以及在會議中提到自己名字的部分。此外，也可以根據 AI產生的會議筆記來安排工作的行程。

AI 小工具

 

可以做會議紀錄的實用 AI 工具

Otter.ai

Otter.ai是一個智能語音識別和文字轉錄工具，可以幫助記錄會議內容並自動生成文字紀錄。

它擁有強大的語音識別技術，可以識別多個語音並將其轉換成文字。

此外，Otter.ai還提供了一系列的協作和整理工具，如標註、摘要生成和關鍵詞搜尋，讓使用者可以更輕鬆地管理和利用會議內容。

Verbit

Verbit是一個專注於語音識別和智能文字轉錄的平台，提供高品質的會議紀錄和文字轉錄服務。

它擁有先進的AI技術，可以識別各種語音並在當下或事後轉換成準確的文字紀錄。

Verbit還提供了多種格式輸出和整合選項，讓用戶可以方便地將文字紀錄整理到各種應用中。

Sonix

Sonix 是一個自動語音識別和文字轉錄平台，可以幫助用戶快速準確地轉換會議音頻內容為文字。

它擁有先進的AI技術，可以處理各種語音和音訊環境，並生成高品質的文字紀錄。

Sonix 還提供了一系列的編輯和整理工具，如自動標記和關鍵詞搜尋，方便用戶快速找到和管理會議內容。

儘管許多人擔心 AI 會取代自己的工作，但根據微軟的調查，**「員工其實更渴望 AI 來減輕工作負擔，而不是害怕 AI 而丟掉工作」。**有 76% 的人表示他們願意將 AI 用於管理工作任務，而 79% 表示他們可以將 AI 用在分析工作上；更有 80% 的人希望 AI 可以協助總結他們的會議內容和行動項目，而 77% 的人則希望可以得到 AI 的幫助，協助他們計劃一天的工作任務。

雖然 AI人工智能似乎有潛力，可以幫助管理工作流程、提高生產力，並可能減輕部分的工作壓力；但我們也知道 AI人工智能本身並不能解決我們生活和工作中的所有問題。不過，AI工具的問世，可以幫助我們改變工作模式，從而創造更多時間思考和處理更重要的工作任務。

與 AI 協作

 

總結

本文主要介紹了如何善用 AI 工具，來提升遠距工作效率、增加思考時間。文章指出，隨著新型態工作模式的興起和 AI 工具的相繼問世，AI 將成為一個強大的協作工具。它能夠防止低效的會議浪費員工的時間和精力，讓大家能夠有更多時間可以用來思考和工作。本文也列舉了將AI工具在線上會議中的應用，例如：快速回顧和建立會議議程，提高會議品質，以及製作會議記錄等。最後，AI工具的問世，可以幫助我們改變工作模式，從而創造更多時間思考和處理更重要的工作任務。