2023.04.25
遠距辦公課題：舉辦一場 高效線上會議
- 新型態工作管理
- 組織管理
線上會議是現代商務人士提高效率的必備互動方式，更是公司企業們在疫情時期克服地理限制的主流工作形式之一，本文就來介紹該如何舉辦一場 高效線上會議 及線上會議時需要注意的眉角。隨著後疫情時代來臨及科技、工具持續進步，遠距工作成為新的工作型態趨勢，而線上會議更是不可缺少的溝通形式。
根據英國媒體 CT BusinessTravel 整理的研究報告指出「每個月參加的會議，有 1/2 被認為是浪費時間的」，企業在舉辦會議時，要會議準時開始與結束本身就存在難度，除了不準時，會議成員霸佔話語權、不時偏離會議主題、或邊開會邊做其他工作，也時常發生，導致了許多無效會議產生。
在進行遠端、線上會議時，少了面對面的監督，分心的情況也更加的嚴重，導致遠距辦公的效率變差，溝通不順暢等情況發生，本文就來說明舉辦一場線上會議時需要注意的眉角。
如何舉辦一場 高效的線上會議
不論這是否是第一場線上虛擬會議，本文參考《遠距團隊的高效領導法則》，整理出八項舉辦線上會的建議步驟，一起來舉辦一場有史以來最高效率的線上會議。
- 開會要有目的：
開會前確定明確的目的和議題，能夠使會議達成預期的效果，讓所有與會者都知道會議的目的及議題，不會浪費時間在討論不相關的議題上。此外，能夠讓會議的討論更加具體，確保所有人都在同一個話題上進行討論，提高會議的效率。 每次會議都針對一個目的，超過的話，可以考慮分成兩場較小的會議。 - 挑選適合的人參與會議：
並非團隊中的每個人都需要參加每一場次的會議。切記，與九個人進行一小時會議的成本不是一小時，而是九小時，而且隨著與會人數增加，會議效率通常也會直線下降。 - 訂定合適的議程：
為每次會議訂定合適的議程。研究顯示，光是訂定議程並不能提高任何人對會議有效性的看法，重要的是計畫中的內容以及會議照著計畫進行的程度，讓會議緊扣主題，且避免相同的問題重複討論，掌握會議時間與流程。 此外，不要使用籠統的標題，而是使用問題作為標題。舉例來說，「行銷議題」變成「我們如何在廣告預算縮減的情況下，獲得相同的回報？」；「其他事項」變成「我們有什麼重要的資訊需要分享？」用問題當標題有兩個好處：第一，當發送議程後，與會者能有合適的心態參與會議；第二，議程可以幫助大家瞭解會議是否確實發揮效果。 - 提前十分鐘開啟線上會議：
每場線上會議都應該要準時開始。但如果想要將線上會議打造成實體會議的互動氛圍，通常會有一個會前階段，可以讓團隊建立寶貴的情感聯繫。在實體的辦公室中，也許是因為成員一起走去開會，也可能是因為成員提前抵達會議室聊天。在虛擬環境中，如果準時開始線上會議，則剝奪了團隊成員的社交階段。 因此建議可以提前十分鐘開啟會議管道，讓成員隨意進入，甚至可以提出一些計劃好的問題來促進這個社交階段，讓成員展開社交互動、分享身旁發生的事情，也讓成員不因遠距工作而產生疏離與孤獨感 - 做好會議紀錄：
在會議中，指定一名人員進行會議紀錄，可以確保記錄下沒有料想到的問題、新點子和任何由決策產生的待辦事項。這樣可以在會後更好地跟進會議內容和行動項目，並將會議內容與那些未能參加會議的人員共享。記錄誰說了什麼、說話的確切時間可能不那麼重要，重要的是確保大家知道有哪些點子被提出以及誰承諾後續要採取什麼行動。 - 緊扣會議主題：
隨著會議的進行，要確保會議緊扣主題，並照著計劃好的時間分配。如果會議主辦人不用心管理會議進度，那些主導談話、發表過多言論的人會很快岔題、偏離會議主題。 當議程設定了目的，所以可以拿議程當擋箭牌，如果必須打斷別人發表，可以請他們等會議下線後再分享他們的想法。如果有人遲到，也無需浪費時間替他們解說會議的進展，他們有議程，可以隨時觀看錄影檔，或在會議結束後看會議紀錄。 - 用結尾收場：
隨著會議時間接近尾聲，與會議成員們一起簡要地說明剛剛討論過的事情，並檢查一下會議紀錄，並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。最後，確認指派的人員理解待辦事項，如果可以的話，為每件待辦事項訂下承諾的處理時間。 - 保持會議開通，確保會議紀錄的取得：
在計畫時間或之前結束會議，不要覺得有必要立即關閉會議通話。如同前面所提，提前幾分鐘開啟會議一樣，讓它保持開通狀態，留出時間讓大家在結束後繼續寒暄交流 且在會議後一定要發送會議紀錄，並讓成員知道，如果他們錯過會議，可以到哪裡看或是聽錄製的會議內容。
舉辦 高效線上會議 的小技巧
進行線上會議後，本文再來介紹透過哪些小技巧可以協助掌握好線上會議的品質，達成開會的目的。
- 開啟視訊鏡頭：
當要進行線上會議時，除非有非常好的臨時理由，否則請確保每一位成員都要開啟鏡頭。在會議中，需要使用大量視覺線索來協調討論，並察覺團隊的整體情緒高低。如果有人不能在整個會議期間與團隊的其他成員用視訊溝通，可能會導致無法專注於會議這件事情上。 - 減少簡報時間，拉回專注力：
在線上會議上花一些時間介紹新資訊，或讓大家達成共識，當然是有價值的，但不要過度使用簡報時間。任何會議神奇的地方都發生在討論過程中，對虛擬會議來說尤其如此。 花太多時間聽一個人講話，會更有可能讓團隊成員不經意地減少對會議的關注，跑到別的視窗去做其他真正的工作，或查看他們的社群媒體。因此，即使有人在做簡報時，也要鼓勵講者三不五時地停下來一下，讓成員們提出問題並進行簡短的討論，重新拉回注意力。 - 提及他人的名字：
提到拉回注意力，沒有什麼比聽的自己名字更能引起注意力了。這樣有助於吸引那些尚未參與對話的人，並使他們覺得受到重視。建立一項規範，讓每個人在說話之前都應該先說自己的名字，這有助於為說話者營造一種存在感，並讓聽眾清楚知道是誰在說話，也讓我們更容易在線上會議的螢幕分格中找到說話的人。 - 適度中場休息：
線上視訊會議可能會讓人疲勞，有幾個不同的原因，其中主要的原因是「視訊疲勞」Zoom fatigue。史丹佛大學 Bailenson 的研究發現，視訊會議會擾亂個人的空間感，甚至會引發恐慌反應。在視訊通話中，我們對某人在我們個人空間的感覺，主要取決於對方在螢幕上的臉孔大小：一張大的臉給人非常貼近的感覺，甚至會引發與會者戰鬥或逃跑的反應；而一連串的小臉就像遠處有一群人，全都盯著同一個人，這兩種情況都會令人很不舒服。 因此，長時間的線上會議，必需要中場休息，讓成員伸展雙腿、並讓眼睛休息，這樣對於減少視訊疲勞大有幫助，且可以重新調整思緒。 - 分組討論：
假設團隊成員較多，且他們都必須參與會議，可以考慮計劃一下分組成幾個較小的虛擬會議室，這可以增加每個人的參與度，並防止發表過多言論的人主導對話。
總結
這篇文章講述了如何舉辦一場高效的遠距會議。首先，需要選擇合適的參與人員，訂定明確的議程並在開始前十分鐘開啟線上會議。在會議中，需要有人進行會議紀錄，確保所有的問題、點子和待辦事項都被記錄下來。在會議進行中，要確保會議緊扣主題，並在時間內完成討論。最後，在會議結束時要簡要地說明討論過的事情，並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。
此外，本篇文章還提供了一些小技巧，例如使用視訊進行會議，減少簡報時間，提到人們的名字，中場休息和分組討論等，以協助掌握好線上會議的品質，達成開會的目的。
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