2023.04.06

遠距辦公首要課題：如何維持工作效率？

新冠疫情的爆發，讓很多企業不得不實行遠距辦公，這也促進了遠距辦公的新型態工作模式的普及和發展。遠距辦公是指員工不必在公司辦公室出勤，而是在家中或其他地點完成工作任務的工作模式。

近年來，隨著技術的進步和企業對工作彈性的需求增加，遠距辦公或者混合辦公成為了一個全球性趨勢。但也許多人擔憂，遠距辦公帶來高度彈性，但也可能對工作效率造成負面影響。

本文就來說明兩個面向，分別是員工如何提高遠距辦公的工作效率；及企業如何維持員工在遠距辦公的效率。

遠距辦公的員工如何維持工作效率？

員工進行遠距辦公少了在辦公室的約束，以及可能造成工作與生活界線的模糊，如何自律維持工作效率，也形成挑戰。根據研究發現，在家工作低效率的原因主要來自拖延症，或是家中有小孩、寵物等干擾因素。

本文整理一些維持遠距辦公工作效率的建議：

創造一個適合工作的環境：
在家裡或其他遠距辦公地點，創造一個有秩序、無干擾的工作環境，可以提高工作效率。
創造工作儀式：
許多人上班前來一杯咖啡、或寫下一天代辦行程，甚至有人建議在遠距辦公時，也換上工作時會穿的衣服，透過儀式感，讓大腦感受「我正在進入工作的狀態」。
與同事保持聯繫：
與同事保持緊密聯繫，通過電子郵件、即時通訊、語音或影片通話等方式，進行有效溝通。
設立目標和計劃：
為每天的工作設定清楚的目標和計劃，優先處理最重要的任務。清楚知道手上工作的優先順序，並定時將遇到的狀況跟主管回報。
自我約束：
在遠距辦公中，需要自我約束，不要被社交軟體、遊戲、電影等分散注意力的事物所影響，保持專注工作。
活用工具和軟體：
使用適合的工具和軟體來幫助提高效率，例如時間管理軟體、代辦事項列表、共享文件等，與同事清楚了解工作進度及內容。
保持健康生活方式：
遠距辦公可能讓你從事長時間的電腦工作，需要注意保持運動、飲食和睡眠等健康生活方式。適度休息對維持工作生產力仍相當重要。

總結以上建議，維持遠距辦公的工作效率需要一定的自我約束和管理，以及良好的工作環境和溝通方式。

遠距辦公

而企業或管理階層，又該如何維持遠距辦公員工的工作效率，本文也整理了以下的建議：

確定明確的工作目標和指標：
對於遠距辦公的員工，需要確定明確的工作目標和指標，這樣可以幫助員工明確工作內容和要求。
建立有效的溝通機制：
建立有效的溝通機制，可以幫助企業與遠距辦公的員工保持聯繫和了解工作進度，同時也可以幫助員工解決工作中遇到的問題。
適當地監控和績效評比：
監控和績效評比員工工作的進度和品質是很重要的，這可以幫助企業瞭解員工的工作情況，有助於及時發現解決問題。
提供適當的工具和資源：
遠距辦公需要使用一些特殊的工具和資源，比如：虛擬辦公室 SWise、協作平台 Slack、雲端儲存空間 Google雲端或共享文件 notion 等，企業主需要確保這些工具和資源能夠順利地使用，從而提高員工的工作效率和品質。
建立良好的團隊文化：
遠距辦公的員工可能會感到孤單和失去團隊感，因此企業主需要建立良好的團隊文化，加強員工之間的交流和互動，提高員工的凝聚力和工作士氣。

遠距辦公需要企業建立有效的管理機制，確保員工的工作效率和品質，也必須讓員工間的溝通，不受干擾，非常順暢；同時也需要加強員工之間的交流和互動，建立良好的團隊文化，從而提高整個企業的工作效率和競爭力。

在高度彈性的工作模式下，遠距辦公對於一些員工來說，可以增加工作靈活性，減少通勤時間，改善工作與生活平衡。但是，對於另一些員工來說，遠距辦公可能會帶來一些挑戰，例如：沒有足夠的工作空間或是容易分心、工作效率不佳等。

儘管如此，有研究顯示遠距辦公對工作效率可能會有正面的影響。透過運用協同工作，如虛擬辦公室平台、共享文件、雲端工作等等，員工可以更加靈活地分配工作時間，避免被打斷或是其他因素造成的工作中斷，並且可以更快速地完成工作。另外，員工可以更好地平衡工作與個人生活，進而提高工作滿意度和生產力。

然而不同的員工可能因為經驗、工作性質或個人偏好而對遠距辦公的效果有不同的反應，本文也整理一些可以提高工作效率的建議，做為參考建議。而企業也應該考慮員工的需求，並且提供支援與資源，以確保遠距辦公對於工作效率的影響是正面的，並透過適當的管理，讓遠距辦公的員工能夠維持工作效率。