2024.01.29
疫後混合工作興起，給管理階層的四點建議事項
- 新型態工作管理
- 組織管理
前言
疫情讓我們的工作方式帶來巨變，全球企業皆面臨了數位轉型與遠距需求的挑戰，而混合工作興起則是後疫情時代誕生的新工作模式。
相較疫情間的全遠端工作，混合辦公在「企業希望員工進辦公室」、以及「員工期待可以靈活運用其空間與時間」中取了平衡。
然而遠端工作、混合辦公執行起來其實沒有想像中簡單。本文將給予管理階層管理建議，讓管理階層能從容應對管理的挑戰。
混合工作興起，新的管理課題
混合工作模式下，帶來了新的管理挑戰，需要管理層思考和創新，以應對這些挑戰，並確保企業的長期發展。以下是管理層可能需要面對的管理課題：
- 溝通與協調問題 混合工作模式下，員工可以選擇在辦公室或家中工作，或者一部分時間在辦公室，另一部分時間在家中工作。這種工作方式使得員工的工作時間、工作地點、工作方式變得更加彈性，但也使得溝通和協調變得更加複雜。
- 安全風險 遠端工作或混合工作模式下，企業的敏感資料和機密資訊可能面臨更高的安全風險。員工可能會在不安全的網絡上進行工作，或者使用不安全的設備進行工作，這可能會使企業面臨信息泄露、病毒攻擊等安全問題。
- 文化建設 混合工作模式下，員工可能會分散在不同的地方工作，這可能會影響員工對企業文化的理解和認同。此外，員工之間的聯繫也可能變得更加困難，這可能會影響團隊合作和凝聚力。
- 績效管理 混合工作模式下，如何確定員工的績效，以及如何給予適當的反饋和獎勵，是管理層需要面臨的挑戰之一。
給予管理階層的建議，從容面對管理挑戰
儘管混合工作模式充滿挑戰，而管理階層扮演著關鍵角色，是員工遙望的燈塔，亦是整個團隊是否能夠順利運作的重要關鍵角色。本文整理了四點建議事項，讓管理階層能夠從容應對遠端管理的挑戰：
- 建立清晰的溝通管道 為解決溝通和協調複雜的問題，建議管理階層建立清晰的溝通管道，並確保所有員工都知道如何使用它們。亦可搭配使用協作工具，如 SWise 虛擬辦公室、Microsoft Teams、Slack 等，以便員工之間能夠實時交流和協作。確保所有員工都理解企業的目標和目標，並為其工作做好準備。 此外，也建議召開會議，以便所有團隊成員都可以了解企業的目標和進度，這有助於確保員工之間相互了解，並保持團隊的凝聚力。
- 風險管理確實 遠端工作或混合工作模式下，企業的敏感資料和機密資訊可能面臨更高的安全風險。為了解決問題，建議管理階層要確保員工知道如何使用安全的網絡和設備，並實施嚴格的安全政策和程序，以確保企業的敏感信息和機密信息得到保護。此外，定期進行安全培訓，以提高員工對安全風險的意識。
- 建立社交互動空間 為了團隊可以凝聚向心力，要確保所有員工都理解企業的文化和價值觀，並將這些價值觀融入到他們的工作中。並且可以建立一個互動的空間，這個空間亦是辦公室的茶水間或是虛擬的雲端空間，讓員工之間可進行交流和互動，以增加員工歸屬感及凝聚向心力。
- 改變管理模式，專注在產出，而不是工作行為 遠距管理的主管經常會掉入「微觀管理」（micromanagement）的陷阱，花過多時間在「監控」員工，讓員工感覺不被信任。基於工作的高彈性，主管應專注在成果，而非一直查勤。為掌握進度，可讓員工每日先報告當日工作排程，並在結束時回報進度。 衡量員工表現標準同樣需要修改。《紐約時報》指出，由於臨時因素導致表現不佳，不等於缺乏技能或不夠努力。員工若沒有達到目標，可改為衡量靈活性、創造力、主動性和團隊合作等特質，這可能比績效本身更重要。
總結
總結本文，混合工作模式是一種新型的工作模式，它能夠平衡企業和員工的需求，但也帶來了新的管理挑戰。管理層需要思考和創新，以應對這些挑戰，確保企業的長期發展。建議管理階層建立清晰的溝通管道，確保所有員工都知道如何使用它們，並且建立社交互動空間，以增加員工歸屬感及凝聚力。此外，改變管理模式，專注在產出，而不是工作行為，並修改衡量員工表現標準，這可能比績效本身更重要。
混合工作模式是一種全新的工作模式，在後疫情時代得到了廣泛的應用。管理層需要思考和創新，以應對這些挑戰，確保企業的長期發展。透過建立清晰的溝通管道、風險管理確實、建立社交互動空間、改變管理模式等建議，管理階層可以更從容地應對遠端管理的挑戰，讓混合工作模式能夠在企業中得到更好的應用。