2023.04.11
遠距團隊必學的 數位肢體語言
- 新型態工作管理
- 組織管理
遠距團隊必學的 數位肢體語言 ，讓團隊溝通更順利。
隨著現代科技的進步，遠距辦公或混合辦公已成為趨勢。然而，當我們進行遠距辦公時，無法面對面溝通時，如何確定自己的意思有好好傳遞出去？對方的理解是否與自己相同呢？數位溝通容易造成誤會的原因包括每個人對於數位工具的熟悉度、數位使用習慣不同，以及科技帶給人的隱藏空間與效果等。
《數位肢體語言讀心術》作者 Erica 認為，雖然人類一直以來依靠著「肢體語言」來建立聯繫和建立信任，然而現代社會中大部分的交流都發生在屏幕後面，或許是時候建立一套「數位肢體語言」藉由適當的數位肢體語言，成為傑出的溝通者，才能重新建立起彼此的信任，以有效率的方式達成共同目標。
本書就來介紹數位肢體語言該如何運用在遠距辦公的模式上。
數位肢體語言 是什麼？
數位肢體語言是指在數位通訊中使用的，能夠表達情感、意圖、態度等的非語言肢體動作和表情。
由於在數位通訊中無法透過面對面溝通，數位肢體語言成為了一種重要的溝通方式，可以幫助人們更好地表達自己和理解他人。數位肢體語言慢慢地成為後疫情時代的溝通主流，由於每個人對於數位工具的熟悉度、數位使用習慣不同，以及科技帶給人的隱藏空間與效果等，數位溝通容易造成誤會。根據研究調查約有50%的電子郵件語氣遭到錯誤詮釋。
因此，學習如何使用和解讀數位肢體語言可以提升職場溝通力和工作效率。
遠距工作的最大挑戰－溝通
在遠距辦公中，溝通是最大的挑戰之一。由於無法面對面溝通，數位肢體語言成為了一種重要的溝通方式，可以幫助人們更好地表達自己和理解他人。而數位肢體語言最關鍵的準則在於：切勿擴大解讀文字內容的涵義。
舉例來說：當我們收到主管的電子郵件，裡面只簡單寫著「我們應該談談」，可能有多種解釋，若你只簡單回覆「可以」、「當然」或「好的」，也會造成諸多不確定性。
過於簡短的訊息可能會造成理解上的混亂及溝通成本增加。如果回覆一封簡短的電子郵件，可能會對收件人產生負面影響，也將導致團隊浪費時間來解讀訊息，而非專注於原先的任務。換句話說，若能清楚表達自己的意思，就能大幅降低造成誤解的可能，也將提高生產力並確認責任歸屬。
運用「 數位肢體語言 」四原則與同事進行溝通
- 不「過於簡化的資訊」內容
當我們在接收工作上的訊息時會發現，對方傳送過來的訊息過於簡短，甚至連最重要的資訊都未被清楚說明，而造成理解上的混亂及耗費更多的溝通成本。 不要過度簡化資訊內容的優點在於可以明確地傳遞資訊，避免過於簡化的內容所帶來的理解上的混亂及溝通成本增加。這樣一來，兩人在溝通上也將更有效率，也能更準確地執行工作項目。 作者 Erica 在書中提到，「數位肢體語言」最重要的原則之一，即是明確地傳遞資訊，避免過於簡化的內容。這樣一來，兩人在溝通上也將更有效率，也能更準確地執行工作項目。 - 清楚表達事件的緣由
每個人在職場上都有屬於自己的定位及職務範圍，在溝通時務必將事件的緣由清楚地表達出來，讓對方清楚地了解你所傳達的訊息，避免因為誤解而造成不必要的糾紛或錯誤。 而清楚表達事件緣由也能夠提高溝通效率，因為對方能夠更快速地理解你的意思，進一步加快工作進度。如果有近一步的需球，也可以透過工具如圖表、即時視訊軟體、協作平台等，來確保溝通對象所理解的內容，與你腦海中的想法是一致的。 - 預設他人意圖都是良善的
在溝通時常因為冷冰冰的文字訊息無法一併傳遞我們的感情、音調，經常在職場對話中，當對方丟了一段鮮少的符號、沒有表情的文字訊息，不免容易讓人多想：「他在不開心嗎？」而有時這樣的臆測也會溝通變得更加複雜。 作者 Erica 提到，在對方正式回應以前，試著先假設對方的意圖都是善意的，不擅自過度地解讀他的訊息與提供的資訊，進而降低降低誤解的風險。 - 發出自己的聲音
作者 Erica 在最後一點分享，遠距辦公下，在數位會議中，每個人的聲音都是重要的，在聊天視窗中發表、交流意見也是促進團隊情感、增進溝通的好方式。 在虛擬環境中，必須更有意識地找出「自己的聲音」，在無法清楚看見彼此表情、用肢體語言傳遞訊息的數位工具中，適時地發表自己的想法，讓彼此了解到自己的聲音被聽見。
搭配適當的協作工具，善用 數位肢體語言
視訊通話和聊天應用程式確實對遠距團隊在溝通上有所幫助，但它們的局限性也已展露無遺。我們都知道遠距團隊透過遠端方式建立團隊關係其實並不容易，尤其在後疫情時代下，當越來越多的人在沒有面對面認識工作團隊的情形下。
然而，當前的遠距協作工具缺少一些可以提高我們更加理解數位肢體語言的內容。現在除了電子郵件、視訊通話和文字訊息之外，SWise虛擬辦公室 內建了快速開啟視訊鏡頭及表情符號的功能，幫助接收者能更清楚地了解對方真正的意思以及實際的感受。
在虛擬辦公環境中，利用快速開啟視訊鏡頭的功能，將虛擬化身移動至想對話的人身旁，即可快速開啟視訊鏡頭，不需緩慢的透過文字訊息來回溝通，清楚地傳遞資訊內容，進行更有效率地溝通，避免資訊落差的問題產生。
虛擬辦公室中也內建了 表情符號 功能，表情符號亦是數位肢體語言的一種，用來輔助文字訊息傳達，使之文字能力一般者也能順利傳達情緒，豐富訊息使之生動化，在虛擬辦公室中成員可以透過發送表情符號進行交流、互動。
SWise虛擬辦公室示意圖／SWise
結語
本文介紹了數位肢體語言在遠距辦公中的應用。透過使用數位肢體語言，可以幫助人們更好地表達自己和理解他人，以提升職場溝通力和工作效率。且在虛擬環境中，必須更有意識地找出「自己的聲音」，在無法清楚看見彼此表情、用肢體語言傳遞訊息的數位工具中，適時地發表自己的想法，讓彼此了解到自己的聲音被聽見。
最後，正確使用數位肢體語言，包括用語、標點符號、表情符號、虛擬化身和所選擇的溝通渠道等內容，可以幫助我們與團隊建立信任關係，讓遠距辦公更為順暢。