科技網路快速發展與新冠疫情影響，加上遠距辦公帶來的高度彈性與益處，讓許多團隊開始採用遠距辦公模式，遠距辦公也成為新型態工作趨勢。而遠距辦公的工作型態對於習慣面對面辦公的團隊而言，也是一種挑戰，但只要掌握 遠距辦公技巧 ，團隊一定也可以遠距但無距的同心協力。

身為團隊管理者的你，是否會擔心貿然採取遠距辦公的風險嗎？又或者正在煩惱應該如何在遠距辦公中，建立團隊士氣並同時防止成員因遠距而產生的孤立無援感？

本文將給予遠距辦公技巧建議，幫助團隊快速上手遠距辦公，協助團隊進入狀況。

 

遠距辦公技巧 之一：打造虛擬版的辦公室文化

遠距辦公與實體辦公最大的差異就是少了面對面的團隊運作。對許多來說人說面對面的工作型態，可能會比自己獨自虛擬辦公來得更有趣，在辦公室的工作環境中可以與同事社交，感受團隊氣氛。但當工作場景從實體互動轉為線上訊息，原有的實體辦公室氛圍將有不可以忽視的改變

MeetEdgar總裁 Park 建議，可以在新的遠距辦公環境中模仿並維持辦公室文化，減少員工轉換為遠距辦公時的落差感。首先定義辦公室文化，例如午餐聚會、咖啡時間、下班後的電影日等等，將這些活動轉為適合在線上呈現的活動，比如每週五下午一同開起視訊共同喝咖啡、聊天，增加成員的社交活動。

 

刻意建立虛擬社交環境

當面對面互動情境轉為線上遠距時，刻意營造團隊社交活動變得非常重要。例如透過SWise虛擬辦公室建立虛擬茶水間，讓團隊成員彼此閒聊生活近況，可以讓成員即使無法面對面互動，也能感受到團隊熱絡的氣氛。在虛擬環境中打造團隊在實體辦公室的社交日常互動，讓員工進行遠距辦公時也能與團隊成員保持聯繫與社交互動，降低疏離感。

Zapier 公司提出，在遠距辦公模式中，員工們在團隊社交上所花的時間，並不是懈怠或偷懶，而是透過遠距工具，主動凝聚團隊氛圍的必要過程。HubSpot 營銷副總裁 Flanagan 同樣鼓勵管理階層採用辦公社交，他建議在每次線上會議中的前五到十分鐘，詢問與會人員的生活近況，主動表達關心、聯絡團隊情感，打造出企業遠距但無距離的辦公氛圍。

透過營造虛擬社交環境削弱遠距溝通帶來的距離感，而更能投入工作、團隊合作，因此，刻意安排團隊線上社交活動，確實有助於潤滑團隊關係及合作效率。

 

 

遠距辦公技巧之二：建立透明的溝通機制

對管理者與員工來說，遠距辦公最大的課題在於，建立團隊合作風氣並展現當責的風範，管理階層希望確保團隊員工能夠完成任務，而員工則希望向管理階層證明自己的做事效率與可信度。其中，「資訊透明」便是連結管理階層與員工的重要橋樑，讓雙方都可以了解彼此的真實想法與期望值，避免進行遠距辦公時，無法直接面對面都通，造成資訊落差與誤會。

Wildbit 聯合創始人 Natalie Nagele 建議，團隊從實體辦公過渡到遠端協作時，團隊可以從每天共同確認當日分工、目標及時程開始，保持團隊資訊的透明化，讓團隊成員清楚了解自己該從事什麼工作、及應該多久要進行交流一次等，確保每一位成員都清楚了解自己的工作目標。

在遠距辦公中，團隊管理者多花些時間與心思維護資訊透明化，確認成員們各自清楚個人的工作任務，讓遠距團隊建立信任感，能更有效的傳遞資訊及執行任務。

 

遠距辦公技巧之三：讓工作保有最高彈性

遠距辦公的高彈性工作原則是為了協助團隊成員在遠距工作環境中更有效地傳遞資訊及執行任務，建立信任感和提高工作效率。

了解每個成員的任務相關成熟度，並提供更多指導：
在遠距辦公環境中，每個成員的任務相關成熟度可能因為不同的原因而有所不同。因此，管理者需要了解每個成員的強項和弱點，並提供更多的指導和支持，以幫助他們提高遠距工作技能。這樣可以確保每位成員都能夠順利地完成自己的工作任務，同時也可以幫助他們成長和進步。

建立更多的定期檢查點，協助成員提高遠距工作技能：
在遠距辦公環境中，成員之間的溝通可能會受到限制，因此建立更多的定期檢查點是很有必要的。這些檢查點可以協助成員提高遠距工作技能，增進彼此之間的了解，並確保每個人都清楚自己的工作目標和時間表。這些定期檢查點還可以幫助管理者了解每位成員的工作進度和困難，以便提供更好的支持和指導。

給予成員更大的靈活性，讓他們自由調整工作時間或日期：
遠距辦公的一個優點就是成員可以更靈活地安排自己的工作時間和地點。因此，管理者應該給予成員更大的靈活性，讓他們自由調整工作時間或日期，以便更好地適應自己的生活和工作需求。這樣可以提高成員的工作滿意度和生產力，同時也可以減少因為生活和工作之間的衝突而產生的壓力和焦慮。

優先考慮成員的需求和狀況，並為他們提供情感處理的支持：
在遠距辦公環境中，成員可能會面臨各種各樣的困難和挑戰，例如家庭事務、健康問題、情緒波動等等。因此，管理者應該優先考慮成員的需求和狀況，並為他們提供情感處理的支持。這樣可以讓成員感受到自己受到重視和關心，增強他們對團隊的歸屬感和忠誠度，同時也可以減少因為個人問題而對工作造成的影響。

 

總結

本文介紹了遠距辦公的技巧，幫助公司快速上手遠距辦公，協助團隊進入狀況。文章建議打造虛擬版的辦公室文化，刻意建立虛擬社交環境，以及讓工作保有最高彈性。透過營造社交環境削弱遠距溝通帶來的距離感，而更能投入工作、團隊合作，確實有助於潤滑團隊關係及合作效率。建立更多的定期檢查點可以協助成員提高遠距工作技能，增進彼此之間的了解，並確保每個人都清楚自己的工作目標和時間表。文章最後提到，透過這些方法和技巧，遠距辦公可以成為團隊合作的有力工具，也能讓團隊成員在新的工作環境中更快地進入狀況。

 

 

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• 參考資料：How to transition to remote work in a hurry