2023.05.30
混合工作模式下，微軟運用六大原則，保持員工身心健康
- 新型態工作管理
- 組織管理
隨著混合辦公的工作模式興起，也帶來許多新的挑戰。其中一項挑戰是該如何－ 保持員工身心健康 的狀態 。在疫情開始的六個月內，有30%的一線工作者和資訊工作者回報，他們感受到工作過勞的情況越來越頻繁。全球 Microsoft Teams 使用者的數據也顯示，許多人的工作量變多，工時也變得更長。在 Teams 上，每個人的整體聊天時間增加了48%，下班時間在Teams上的每個人的聊天時間也增長了69%。
隨著混合辦公的工作模式的確立，工作常態也再次轉變。微軟指出，唯一不應該改變的事情是將員工的身心健康視為公司的優先要務。
本文整理了微軟提出的保持身心健康的六大原則，以作為企業在轉型混合辦公模式時的指引方向。
研究顯示員工身心越健康愉快，能發揮發揮更高的工作效率
根據微軟調查顯示：員工的身心健康與工作效果之間存在著密切的關聯。
當員工的身心健康狀況不佳，他們就很難集中注意力和保持高效率的工作狀態。相反，如果員工身心健康狀況良好，他們會更加愉快和積極地投入工作，並且能夠更長時間地保持高效率的工作狀態。這就是為什麼企業在混合辦公模式下，應該將員工的身心健康視為公司的優先要務，以提高員工的工作效率。這不僅可以改善員工的生活質量，還可以提高企業的績效和效率。因此，企業應該採取措施來支持員工的身心健康，並確保他們能夠保持高效率的工作狀態。
微軟用六項原則， 保持員工身心健康
本文整理了，微軟提出的六項原則，以保持遠距工作團隊的身心健康狀態，達到高效的工作模式：
- 善用OKR
要達成身心健康目標，不管工作地點是遠端或面對面，都需按優先順序安排時間，並分配工作心力。但當團隊成員身處於不同地點工作時，我們很難解讀同事需求，溝通優先順序。因此，我們不知不覺養成習慣，每一次中斷工作時，都以緊急事件的態度回應。 運用緊扣目標與關鍵成果（OKR）的架構，能夠打造出個人管理架構，讓自己和他人清楚了解工作的優先順序。建立好個人管理架構，就能依據這個篩選機制婉拒要求 (也可以代表「稍後再處理」)。也可以運用這個工具協助自己平衡工作量。 - 適度接受不完美
我們現在處於一個變化非常快速且不穩定的時期，需要平衡完美、速度和靈活性。有時候「還不錯」就夠了，但這並不代表每一次都是這樣。我們要清楚地強調，這不是要降低對客戶的品質，而是要在取得成果的過程中調配每個步驟的優先順序、投注心力和預期成果。我們需要問自己「這需要做到好、更好，或最好？」，並鼓勵團隊多加討論。馬拉松冠軍並不總是衝刺最快，而是有策略地調配速度。 - 堅守界線
維持身心健康需要個人和團隊共同努力，但每個人的情況都不同。例如，有人需要照顧生病的父母，有人因種族特質而遭受不公平待遇，有人需要處理遠端學習的需求。重要的是，我們每個人都應該確定自己能力的範圍，並堅守自己的界線。在實際生活中，無論是遠端或面對面的工作型態，我們都需要決定開始和結束工作的時間。同時，在堅守這些決定的同時，我們也需要與團隊進行良好的溝通。 - 根據目的，來規劃線上會議
過多的線上會議是遠距工作最降低生產力的趨勢之一，但其背後原因並不難被理解。因為遠距模式，無法明確看到進度和投入工作的程度，出席會議便成了有在工作的「指標」。這可說是 21 世紀的打卡方式，但對員工和雇主來說皆無益處。 組織可強化以籌備和目的為主的會議文化，降低對會議效益的期待，避免因會議過多而消耗身心。並且問問自己：「這個會議一定要開嗎？再想想看，一定要開嗎？」如果是，就判斷會議的目的是要宣布資訊、進行討論或下決策。只邀請真正必須到場的人，事先分享議程，並善加練習會議記錄和發布記錄的技巧，避免讓未受邀的同仁因缺少資訊而擔憂。鼓勵其他同仁在需要了解最新資訊時，查閱會議記錄和逐字稿。最棒的會議是他們不必出席的會議。 - 遵從科學指標，形塑新的工作文化
作為世界第一批全數位工作人力的一員，我們將攜手打造協同工作的未來。我們會確立規範、習慣和最佳做法。與其沿用傳統智慧所限縮的假設，不妨把握時機跟從科學的指引。例如：科學數據告訴我們，工作需要休息與復原，才能達到頂尖效能，投注更長的時間，不一定能帶來更好的影響力。 我們需形塑新的工作文化是：認可休息片刻會帶來更高的產能，而非代表懶惰。好好享受下班時間，協助員工恢復活力，身心健康並不只是口號，而是經過驗證的最佳做法。 - 同理他人的領導模式
每個人都很重要。要從上到下建立這種文化，領導階層必須以身作則，實踐富有同理心的做法，積極發聲並提倡身心健康。 如屎，組織內成員才能感受到優先照顧身心健康是可以被認可的行為。管理階層可以從現在開始對他人表達關懷，當與人互動時要認真傾聽，並以同理心的方式領導團隊。向他人吐露自己的困境，並協助確保團隊中弱勢聲音受到重視。
總結
本文介紹如何在混合辦公模式下保持員工身心健康，以提高工作效率。企業應採取措施支持員工身心健康，本文整理了六大原則作為指引：善用 OKR，接受不完美，堅守界線，規劃目的明確的會議，遵從科學，以及同理他人的領導模式。
員工身心健康是企業成功的關鍵，應確保員工在混合辦公模式下保持身心健康，提供支持和資源以幫助員工在混合辦公的工作模式下也能獲得成功。